Виртуальный офис — достаточно таинственное понятие на российском рынке. Многие о нем слышали, но почти никто не знает, что оно из себя представляет. И чем может быть полезным для вашей компании. Сегодня мы расставим все точки над i! Кому подходит виртуальный офис, что даёт и какие проблемы решит.
Что входит в услугу виртуальный офис?
Это услуга для тех, кому не нужны квадратные метры, но требуется офисная «прописка» для успешного ведения бизнеса.
Виртуальный офис в полном объеме это:
- ◾ Юридический адрес — для регистрации в государственных органах и заключения договоров;
- ◾ Почтовый адрес — для получения деловой корреспонденции по почте или курьером;
- ◾ Городской телефонный номер и секретарь — для обработки звонков от вашего имени;
- ◾ Фактический адрес, совпадающий с почтовым и юридическим — для встреч с клиентами. Вам предоставляются в аренду переговорные или офисы на нужное для встречи время.
С этим набором опций вы можете полноценно вести бизнес без реального помещения.
Услуга актуальна в первую очередь для небольших фирм, у которых пока нет денежных ресурсов для того, чтобы снять помещение. Но не только. Виртуальный офис также поможет решить некоторые задачи уже состоявшегося бизнеса. Об этом — в следующем разделе статьи.
Кому нужен виртуальный офис?
Рассмотрим основные случаи.
- ◾ Небольшим фирмам с ограниченным бюджетом
Ваш бизнес в самом начале пути. Все деньги вы вкладываете в развитие, и пока не можете себе позволить инвестировать в аренду помещения. Виртуальный офис обеспечит вас необходимым — почтовым и юридическим адресом, телефоном и собственным секретарем — c минимальными затратами.
- ◾ Компаниям, открывающим представительство в другом городе
Вы — предприниматель из Новосибирска, Берлина или Нью-Йорка. Все ваши рабочие процессы локализованы в главном офисе. В другом городе вам требуется только адрес и телефон. Снимать полноценное коммерческое помещение в другом городе под представительство, чтобы «зачекиниться» — неоправданная трата денег. Все функции будет выполнять виртуальный офис.
- ◾ Небольшим компаниям со штатом удаленных сотрудников
Если подавляющее большинство вашего штата — удаленные сотрудники в разных уголках мира, это может оказаться для вас оптимальным решением. У вас будет городской номер телефона, который вы сможете указывать на сайте и в своих рекламных материалах. Секретарь примет звонок и переадресует звонок ответственному сотруднику, где бы он ни находился.
- ◾ Мобильным предпринимателям в частых разъездах
Вы — индивидуальный предприниматель в частых разъездах, живёте на несколько городов или даже стран и работаете на себя. Вам не нужен офис, у вас нет штата на фулл-тайм, все дела вы решаете самостоятельно. Виртуальный офис позволит надежно прикрыть тылы, пока вы будете находиться в деловых или личных поездках. В это время секретарь ответит на звонки по утвержденному вами сценарию, примет курьеров, отправит корреспонденцию. И конечно же, будет регулярно оповещать вас о происходящем в вашем — по электронной почте, смс или по телефону.
- ◾ Компаниям, которым нужен надежный юридический адрес
Если вы уже выросли из индивидуального предпринимателя, который по закону может оформить фирму прямо у себя дома, для вас встал вопрос оформления юр. адреса. Гугл пестрит объявлениями с предложением оформить юридический адрес. К сожалению, в большинстве случаев — с такой регистрацией вы не пройдете первую же серьезную проверку. Аренда виртуального офиса с юридическим адресом в проверенном деловом центре — избавит вас от риска.
- ◾ Компаниям, которым нужно срочно открыть бизнес
Такие ситуации случаются: вы нуждаетесь в срочном открытии бизнеса, а времени на подбор коммерческого помещения нет. Лучший выход в — оперативно арендовать виртуальный офис. Это делается за один день. Плюс максимум две недели уйдет на регистрацию юр адреса.
На чем вы экономите?
Москва — дорогой город. И очень часто — неподъемный для небольших компаний. Виртуальный офис даст вам всё, что нужно для ведения бизнеса в Москве — за минимальные деньги. А большим фирмам, например, открывающим представительство в Москве, такая услуга позволит существенно сократить издержки на аренду.
- ◾ Коммунальные и другие услуги
Нет офиса — нет счетов за коммунальные и прочие офисные услуги. Вы не должны платить за электричество, охрану или уборщицу. А интернет и телефонная линия, как правило, уже входят в стоимость.
Пользоваться услугами секретаря в виртуальном офисе дешевле и удобнее, чем нанимать его в штат с ежемесячным окладом. Экономия — примерно 60%. А еще ваш бизнес никогда не встанет из-за того, что ваш единственный секретарь заболел или уволился — компания, которая предоставляет вам виртуальный офис, всегда найдет замену.
Подводные камни. Топ-4 неприятностей, которые могут ждать арендаторов
- ◾ Отсутствие фактического адреса
Далеко не все, предоставляющие данную услугу, обеспечивают фактический адрес для встреч с клиентами. И тем более — совпадающий с почтовым и юридическим. Наиболее качественно услугу виртуального офиса могут предоставить только те, кто работает в оффлайне в реальных бизнес-центрах.
- ◾ Подмена понятий виртуального офиса и колл-центра
В интернете вам могут предложить минимальный набор опций — телефон и секретарь. То есть своеобразный аналог колл-центра. Остерегайтесь подделок.
- ◾ Непрофессиональные секретари
Секретарь — лицо и голос вашей компании. При этом важно умение принимать грамотные решения в неотложных ситуациях. И это умение приобретается только с опытом работы. В некоторых виртуальных офисах должность секретаря занимают неопытные студенты, фрилансеры на дому. Риск для вас очевиден — репутационные и даже операционные потери. Обязательно познакомьтесь с вашим будущем "сотрудником" лично.
- ◾ Отсутствие опции юридического адреса
Не все компании, сдающие в аренду виртуальный офис, смогут зарегистрировать у себя юридический адрес. Или зарегистрируют вас так же, как вы можете это сами сделать — по объявлению в поисковике. Уточните, зарегистрирует ли ваш арендодатель в помещении, которое принадлежит ему, или же воспользуется услугами сторонних фирм.
